¿Qué libros conforman el archivo de una notaria?
Corresponde al Notario llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría:
- El Libro de Protocolo
- El Libro de Relación
- El Indice Anual
- El Libro de Actas de Visita.
Archivo Notarial
El libro de protocolo
El Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo.
Tendrá vigencia desde el 1o. de enero hasta el 31 de diciembre de cada año y constará del número de tomos que sea necesario formar, procurando que no exceda de mil el número de hojas de cada tomo. Las escrituras se colocarán en el orden numérico sucesivo que les corresponda y se numerarán las hojas que las compongan y las de los documentos agregados.
El índice alfabético del libro de relación
A medida que se vayan anotando los instrumentos en el Libro de Relación, se ira formando el Índice alfabético por los apellidos y nombres que figuren en la columna 3a. de aquel, el cual contendrá, además, los datos de las columnas 1a., 2a., 4a. y 5a. Este índice será también cronológico dentro de cada letra del alfabeto. :
Custodia de los protocolo y libros de relación e indice
El notario será responsable de la custodia y adecuada conservación de los libros que conforman el protocolo y demás archivos de la notaría; dichos archivos no podrán retirarse de la notaría. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario que realice la inspección se trasladará a la oficina del notario respectivo para la práctica de la diligencia.
Libro de relacion como complemento del protocolo
Como complementario del Protocolo, el Notario llevará el Libro de Relación en el cual se anotarán las escrituras que vayan numerando, en el orden que lo sean, en cinco columnas que se destinarán a la consignación de los siguientes datos en su orden:
- Fecha del instrumento.
- Número de la escritura.
- Apellidos y nombres de los otorgantes, vendedores, permutantes que comparezcan en primer término, donantes, constituyentes de gravámenes, arrendadores, cancelantes, enajenantes, poderdantes, testadores, mutuantes, protocolizantes, declarantes, etc.
- Nombres y apellidos de los comparecientes de la otra parte, cuando se trate de relaciones bilaterales.
- Naturaleza del acto o contrato.
El libro del acta de visitas
Las actas de las visitas ordinarias o extraordinarias que practiquen los funcionarios encargados de la vigilancia notarial, formarán el Libro de Actas de Visita que mantendrá y guardará el Notario.
¿Quiénes pueden consultar los archivos notariales?
Cualquiera persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del Notario o de personas autorizadas por éste.
Permanencia del protocolo y los libros de relación e índice de las notarias
El Protocolo y los Libros de Relación e Indice se mantendrán en las Notarías hasta su envío al archivo oficial, según la reglamentación que sobre el particular se expida.