7.- Control, inspección y vigilancia.

De acuerdo con el Articulo 4 del Decreto 2723 de 2014 la entidad encargada de efectuar el control, inspección y vigilancia de los servicios públicos que prestan los notarios le corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro, quien está encargado de supervisar los siguientes aspectos:
⦁ Aspectos administrativos (local, equipos de oficina, avisos, etc.)
⦁ Recursos humanos.
⦁ Obligaciones fiscales y patronales del notario.
⦁ Aspectos contables.
⦁ Libros de la Notaria (Actas de visita; libro de relación; libro de índice, etc.)
⦁ Revisión de aspectos jurídicos.
⦁ Registro del estado civil de las personas.
⦁ Actualización de base de datos institucionales (SICAAC; RON Y ROS; SISTEMA DE SUCESIONES; EXOGENA; VUR; ACTAS COMPLEMENTARIAS, etc.)
⦁ Actualización de bases de datos de la Notaria (Del registro civil de las personas; del archivo complementario; estadístico; reportes a la registraduría, etc.)
⦁ Presentación de informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales.

La Superintendencia de Notariado y Registro ejerce el control conforme a los informes estadísticos que rinden mensualmente los Notarios, así como con ocasión de las visitas previstas en los artículos 2.2.6.1.6.3.1 y siguientes del Decreto 1069 de 2015.

Es importante resaltar que la información que contienen los respectivos informes que se presentan a la Superintendencia de Notariado y Registro es reservada tal y como lo prevé el artículo 61 del Código de Comercio y la instrucción administrativa 004 del 2019.

Los informes que presentan los Notarios a la Superintendencia de Notariado y Registro son:

El control que ejerce la Superintendencia de Notariado y Registro sobre las Notarías es de naturaleza administrativa y disciplinaria

La población vulnerable, es aquella que se encuentra en una situación de riesgo o desventaja; por lo general se considera que el Estado debe asistir a quienes padecen dicha vulnerabilidad, que puede ser a causa de su situación económica, su condición física, su nivel educativo, su género o su edad, por tal razón estas personas necesitan un esfuerzo adicional para integrarse a la sociedad y desarrollarse. Debido a sus características o condiciones, pueden sufrir la violación de sus derechos humanos.

Al respecto, en el sector notarial el Estado Colombiano ha expedido algunas normas para garantizar los derechos de este grupo poblacional, veamos:

La Notaria de Sabana de Torres se permite informar a la ciudadanía que los Notarios no comprometen la responsabilidad patrimonial del Estado, por cuanto no hacen parte de su estructura orgánica, en ese orden, las demandas que giran en torno a la responsabilidad del notario corresponden a su esfera personal y la publicidad dependerá exclusivamente de éste, quien deberá costear a su cargo los gastos de su defensa judicial.

Así mismo, el Decreto 1069 de 2015 en su artículo 2.2.6.1.6.1.1 dispone que los notarios gozan de autonomía en el ejercicio de su función, lo que implica que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la ley de acuerdo con las reglas establecidas en el Código Civil y no depende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su entera responsabilidad.

A la misma conclusión se llega por los artículos 8, 195, 196 y 197 del Decreto Ley 960 de 1970 que señala que los Notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones, y responsables conforme a la Ley. En ese contexto, los Notarios son responsables civilmente de los daños y perjuicios que causen a los usuarios del servicio por culpa o dolo de la prestación del mismo. Ahora, en cuando se trate de irregularidades que le sean imputables, el Notario responderá de los daños causados siempre que aquellas sean subsanables a su costa por los medios y en los casos previstos en la Ley.

Finalmente, la indemnización que tuviere que pagar el Notario por causas que aprovechen a otra persona, podrá ser repetida contra ésta hasta concurrencia del monto del provecho que reciba y si éste se hubiere producido con malicia o dolo de ella, el Notario será resarcido de todo perjuicio.